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Die Wahl zwischen dem Einsatz einer Standardsoftware oder der vollständigen Neuentwicklung einer Individualsoftware kennt so gut wie jedes Unternehmen.
Manchmal scheint die Entscheidung sehr einfach zu sein und die Lösung auf der Hand zu liegen. Aber um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, sollte man sich zunächst damit auseinandersetzen, nach welchen Kriterien man diese Entscheidung zwischen einer Standard- oder Individualsoftware am besten trifft.
Deshalb gibt dieser Artikel zunächst einen Überblick darüber, was eine Standardsoftware und eine Individualsoftware überhaupt sind. Anschließend werden fünf Kriterien aufgezeigt, die für die Beurteilung herangezogen werden können. Dann werden drei Fallbeispiele untersucht und schließlich ein Fazit gezogen.
Als Standardsoftware bezeichnet man bereits entwickelte Softwarelösungen, die für eine breite Palette von Kunden entwickelt wurden und in der Regel keine individuelle Anpassungsprogrammierung erfordern. Diese Softwarelösungen sind als eine Art "Out-of-the-Box"-Lösung konzipiert und können von verschiedenen Unternehmen oder Organisationen verwendet werden, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen oder bestimmte Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Der Zweck einer Standardsoftware besteht darin, den Kunden eine kostengünstige und effiziente Lösung anzubieten, die bereits eine Reihe von Funktionen und Merkmalen enthält, die den Bedürfnissen der meisten Benutzer gerecht werden. Diese Software kann in verschiedenen Bereichen wie Buchhaltung, Personalmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Projektmanagement und vielem mehr eingesetzt werden.
Im Allgemeinen erfordert eine Standardsoftware keine umfangreichen Änderungen oder Anpassungen, um von den Kunden verwendet werden zu können. Stattdessen können spezifische Anforderungen der Kunden durch Konfiguration der Software erfüllt werden. Dies bedeutet, dass die Benutzer Einstellungen vornehmen oder Optionen auswählen können, um die Software an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen, ohne dass umfangreiche Programmierarbeiten erforderlich sind.
Eine der Hauptvorteile von Standardsoftware besteht darin, dass sie kostengünstig ist, da die Entwicklungskosten auf mehrere Kunden verteilt werden können. Darüber hinaus können Kunden von den kontinuierlichen Weiterentwicklungen und Verbesserungen der Software profitieren. Die Anbieter dieser Softwarelösungen arbeiten ständig daran, neue Funktionen hinzuzufügen, vorhandene Funktionen zu verbessern und mögliche Fehler oder Sicherheitslücken zu beheben. Dies stellt sicher, dass die Software mit den sich ändernden Bedürfnissen der Benutzer Schritt hält und auf dem neuesten Stand bleibt.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Standardsoftware möglicherweise nicht alle individuellen Anforderungen oder spezifischen Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdeckt. In solchen Fällen kann maßgeschneiderte oder individuell entwickelte Software erforderlich sein, um die spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Standardsoftware bietet jedoch eine gute Grundlage und kann als Ausgangspunkt dienen, um den Großteil der Anforderungen abzudecken und den Entwicklungsprozess zu beschleunigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Standardsoftware bereits entwickelte Softwarelösungen sind, die von einer Vielzahl von Kunden verwendet werden können und in der Regel keine individuelle Anpassung erfordern. Kunden können jedoch spezifische Anforderungen durch Konfiguration erfüllen. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, um den sich verändernden Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden. Standardsoftware bietet eine kostengünstige und effiziente Lösung, die eine breite Palette von Funktionen und Merkmalen abdeckt und gleichzeitig Flexibilität für individuelle Anpassungen bietet.
Als Individualsoftware bezeichnet man maßgeschneiderte Softwarelösungen, die speziell nach den Anforderungen eines einzelnen Kunden entwickelt werden. Im Gegensatz zur Standardsoftware, die für eine breite Benutzerbasis entwickelt wird, ist die Individualsoftware darauf ausgerichtet, die spezifischen Bedürfnisse eines bestimmten Kunden zu erfüllen.
Der Prozess der Entwicklung einer Individualsoftware beginnt in der Regel mit einer gründlichen Analyse der Anforderungen und Geschäftsprozesse des Kunden. Die Entwickler arbeiten eng mit dem Kunden zusammen, um ein tiefes Verständnis für seine Anforderungen zu gewinnen und die Software entsprechend zu gestalten. Dieser enge Austausch ermöglicht es dem Kunden, die Software nach seinen individuellen Bedürfnissen anzupassen und zu gestalten.
Die Individualsoftware wird von Grund auf neu entwickelt, wobei spezifische Anforderungen, Funktionen und Merkmale des Kunden berücksichtigt werden. Dies kann eine breite Palette von Geschäftsbereichen abdecken, wie beispielsweise Finanzwesen, Produktion, Logistik, Gesundheitswesen oder Bildung. Die Entwicklung der Individualsoftware erfordert oft umfangreiche Programmierarbeiten und kann je nach Komplexität der Anforderungen des Kunden eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen.
Ein wesentlicher Vorteil der Individualsoftware besteht darin, dass sie perfekt auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist. Sie ermöglicht eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen und kann dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern. Da der Kunde der einzige Benutzer der Software ist, kann er sie nach Belieben anpassen und erweitern, um den sich ändernden Anforderungen seines Unternehmens gerecht zu werden.
Die Weiterentwicklung der Individualsoftware erfolgt in der Regel auf Anfrage und in Absprache mit dem Kunden. Neue Funktionen, Verbesserungen oder Anpassungen werden basierend auf den sich ändernden Bedürfnissen des Kunden entwickelt. Diese Flexibilität ermöglicht es dem Kunden, die Software kontinuierlich zu verbessern und an neue Anforderungen anzupassen, ohne dabei auf vordefinierte Updates oder Releases angewiesen zu sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Entwicklung einer Individualsoftware mit höheren Kosten verbunden sein kann als der Einsatz von Standardsoftware. Dies liegt daran, dass die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen mehr Zeit, Fachkenntnisse und Ressourcen erfordert. Dennoch bietet die Individualsoftware die Möglichkeit, spezifische Geschäftsanforderungen präzise zu erfüllen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Individualsoftware maßgeschneiderte Softwarelösungen sind, die speziell nach den Anforderungen eines einzelnen Kunden entwickelt werden. Der Kunde ist in der Regel der einzige Benutzer der Software und kann sie nach seinen individuellen Bedürfnissen gestalten und anpassen. Die Weiterentwicklung der Software erfolgt auf Anfrage und in Absprache mit dem Kunden, um sicherzustellen, dass sie kontinuierlich den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Die Individualsoftware bietet eine hohe Flexibilität und ermöglicht es dem Kunden, seine Geschäftsprozesse effizient zu automatisieren und seine Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.
Bei der Entscheidung über den Einsatz einer Individualsoftware oder Standardsoftware können und sollten verschiedene Kriterien berücksichtigt werden. Hier sind fünf wichtige Kriterien, die bei dieser Entscheidung eine Rolle spielen können.
Natürlich können die Kriterien je nach Projekt unterschiedlich gewichtet oder weitere Kriterien ebenfalls herangezogen werden.
Die genauen Anforderungen des Unternehmens sind ein entscheidender Faktor. Wenn die vorhandenen Standardsoftwarelösungen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens umfassend erfüllen können, ohne dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind, kann der Einsatz von Standardsoftware sinnvoll sein. Wenn jedoch die Anforderungen sehr spezifisch oder komplex sind und eine individuelle Anpassung erfordern, ist die Verwendung einer Individualsoftware möglicherweise die bessere Option.
Die Kosten sind ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung. Standardsoftwarelösungen sind oft kostengünstiger, da die Entwicklungskosten auf eine größere Benutzerbasis verteilt werden können. Bei Individualsoftware hingegen können die Kosten höher sein, da die Entwicklung von Grund auf neu erfolgen muss und speziell auf die Bedürfnisse eines einzelnen Kunden zugeschnitten ist. Es ist wichtig, die Kosten sowohl für die Anschaffung als auch für die langfristige Wartung und Weiterentwicklung zu berücksichtigen.
Der Zeitrahmen ist ein weiteres Kriterium. Standardsoftwarelösungen können oft schnell implementiert werden, da sie bereits entwickelt und verfügbar sind. Bei Individualsoftware hingegen kann die Entwicklung und Implementierung mehr Zeit in Anspruch nehmen, da sie von Grund auf neu entwickelt werden muss. Wenn das Unternehmen eine schnelle Lösung benötigt, kann die Verwendung von Standardsoftware die bevorzugte Wahl sein. Muss eine Standardsoftware jedoch für den Einsatz zunächst umfassend konfiguriert werden, kann der Zeitrahmen ähnlich lang sein wie bei der Entwicklung einer Individualsoftware.
Die Skalierbarkeit bezieht sich auf die Fähigkeit der Software, mit dem Wachstum und den Veränderungen des Unternehmens Schritt zu halten. Standardsoftwarelösungen werden in der Regel von einem breiten Kundenstamm verwendet und bieten daher eine gewisse Skalierbarkeit. Sie können neue Funktionen und Module hinzufügen, um den sich ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden. Bei Individualsoftware kann die Skalierbarkeit je nach Architektur und Entwicklungsmethode variieren. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die gewählte Softwarelösung mit dem Wachstum des Unternehmens skalierbar ist.
Die Flexibilität bezieht sich auf die Anpassungsfähigkeit der Software an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens. Standardsoftware bietet in der Regel eine gewisse Flexibilität durch Konfigurationsoptionen, mit denen spezifische Anforderungen abgedeckt werden können. Individualsoftware hingegen bietet eine hohe Flexibilität, da sie vollständig an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann. Wenn das Unternehmen eine hohe Flexibilität und Kontrolle über die Funktionalitäten und Anpassungen der Software benötigt, kann die Verwendung von Individualsoftware bevorzugt werden.
Wie diese Kriterien in der Praxis Anwendung finden können, schauen wir uns jetzt anhand von drei Fallbeispielen einmal genauer an.
Die Gebäudereinigung Kramer ist ein kleines Reinigungsunternehmen mit 5 Mitarbeitern. Um die Auftragsabwicklung zu systematisieren und die Dokumentation zu digitalisieren wird eine neue Software für die Auftragsabwicklung gesucht.
Die Anforderungen an die Software sind klar umrissen. Die Reinigungskräfte sollen eine App auf ihrem Smartphone haben, über die sie die anstehenden Aufträge und Arbeitsanweisungen einsehen können. Außerdem soll die Reinigungstätigkeit dort protokolliert und Fotos zur Dokumentation hochgeladen werden können. Nach kurzer Recherche lassen sich mehrere Standardsoftware-Lösungen finden, die alle diese Anforderungen abdecken.
Bei den Kosten ist das Unternehmen leider etwas eingeschränkt. Da zur Zeit jeder Euro in die Auftragsgenerierung und die Mitarbeiterfindung investiert wird, gibt es kein großes Budget für eine neue Software. Eine regelmäßige Abo-Gebühr ist für das Unternehmen jedoch kein Problem.
Zeitrahmen? Am liebsten sofort. Denn aktuell kommt es immer wieder zu Beschwerden, die aufgrund der fehlenden Dokumentation leider schwer nachvollzogen werden können.
Die Skalierbarkeit der Software ist für die Gebäudereinigung Kramer auf jeden Fall sehr wichtig. Denn aktuell wird jeden Monat ein neuer Mitarbeiter eingestellt.
Flexibilität in den Anforderungen ist für das Unternehmen aktuell nicht so relevant. Da der Betrieb noch recht klein ist, können die Prozesse gut an das angepasst werden, was eine Standardlösung vorgibt.
Insgesamt macht es für die Gebäudereinigung Kramer also überhaupt keinen Sinn, eine Individualsoftware einzusetzen. Aufgrund der sehr allgemeinen Anforderungen und dem nicht vorhandenen Bedarf an Flexibilität lässt sich super auf eine der am Markt vorhandenen Standardlösungen setzen.
Die Anlagentechnik Müller GmbH ist ein Unternehmen, dass sich auf den Vertrieb und die Wartung von Anlagen im Offset-Druck spezialisiert hat. Zwei Drittel der Belegschaft sind dabei im Außendienst tätig, sowohl im Vertrieb als auch in der Wartung und Installation von Anlagen. Deshalb möchte das Unternehmen gerne eine Mitarbeiter-App einführen, damit alle Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand sind und keine Informationen verloren gehen.
Bei den Anforderungen sind sich die Geschäftsführung und die einzelnen Abteilungsleitungen noch nicht ganz einig. Klar ist auf jeden Fall, dass es eine Art Newsfeed geben muss. Außerdem möchte die Geschäftsführung gerne firmeninterne Wettbewerbe über die App abwickeln.
Für die Kosten der App hat die Geschäftsführung ein Budget im unteren sechsstelligen Bereich freigegeben. Auch wenn die liquiden Mittel vorhanden sind, überlegt das Unternehmen, die Kosten mithilfe eines Software-Leasings auf eine monatliche Ausgabe umzulegen.
Die nächsten zwei Monate sollen zur Finalisierung der Anforderungen verwendet werden, anschließend gibt es einen Zeitrahmen von bis zu sechs Monaten für die Umsetzung.
Skalierbarkeit ist für die Anlagentechnik Müller GmbH eher zweitrangig. Aktuell kommen pro Jahr etwa 5 Mitarbeiter dazu.
Schon jetzt ist klar: Alle Anforderungen lassen sich nicht in der ersten Version umsetzen. Eine Flexibilität, später weitere Funktionen dazuzunehmen, ist dem Unternehmen also sehr wichtig.
Durch die Unklarheit der Anforderungen ist das Unternehmen sowieso schon auf eine externe Beratung angewiesen. Insbesondere durch die speziellen Anforderungen und die gewünschte Erweiterbarkeit ist es sinnvoll, eine Individuelsoftware einzusetzen. Das vorhandene Budget und die Anforderungen an den Zeitrahmen würden ein Individualprojekt tragen können.
Die Smartify AG ist ein Konzern, der smarte Haushaltsgeräte entwickelt und vertreibt. Für eine neue Produktsparte soll eine Smartphone-App entstehen, über die die Haushaltsgeräte vom Handy aus gesteuert und überwacht werden können.
Die Anforderungen wurden bereits in einem Lastenheft erarbeitet und verschiedene Standardlösungen evaluiert. Dabei ist herausgekommen, dass es zwar zwei verschiedene Standardlösungen gibt, die in Frage kommen, für beide aber zunächst in einem großen Projekt durch einen externen Dienstleister weitreichende Anpassungen der Konfiguration vorgenommen werden müssten.
Vom gesamten Projektbudget wurde bereits ein wesentlicher Teil für die Erarbeitung der Anforderungen verwendet. Die Kosten der beiden Standardlösungen inklusive Anpassung würde das verbleibende Budget vollständig ausreizen. Ob es zusätzliche Folgekosten gibt, lässt sich noch nicht absehen.
Der im ursprünglichen Zeitrahmen geplante Go-Live-Termin ist bereits verstrichen. Nach der neuen Zeitplanung soll das Projekt innerhalb der nächsten 12 Monate zum Abschluss gebracht werden.
Aktuell haben die Produkte von Smartify etwa eine Millionen Benutzer. Die neue Software soll allerdings auch eine Skalierbarkeit auf 5 Millionen Benutzer ohne zusätzliche Kosten standhalten.
Das Lastenheft ist definiert, eine Flexibilität im Hinblick auf die Anforderungen ist zunächst nicht notwendig. Es werden jedoch im Anschluss an das Projekt sicherlich neue Anforderungen für ein Folgeprojekt definiert werden.
Auch wenn es grundsätzlich zwei Standardlösungen gibt, die für den Konzern in Frage kommen, kann ein Individualprojekt unter Umständen sogar günstiger und schneller umgesetzt sein. Auch wenn aktuell keine Flexibilität benötigt wird, kann die Individualsoftware in Zukunft einfach erweitert werden, während die Standardsoftware erneut vermutlich umfangreich angepasst oder sogar ersetzt werden müsste.
Bei MOVA entwickeln wir Individualsoftware, in der Regel webbasierte App-Lösungen. Durch unsere Spezialisierung auf einfach zu bedienende Web-Anwendungen schaffen wir es, viele Nachteile von Individualprojekten auszugleichen. So gehen wir vor im Hinblick auf die eingangs genannten fünf Kriterien für die Entscheidung zwischen Standard- und Individualsoftware:
Für uns ist die gemeinsame Erarbeitung der Anforderungen gemeinsam mit unseren Kunden der wichtigste Schritt im Projekt.
Dabei konzentrieren wir uns vor allem auf Prozesse, die sich aktuell nicht so leicht mit vorhandener Software abbilden lassen. Gleichzeitig schauen wir natürlich aber auch nach sogenannten "Quick Wins", also einfachen Anforderungen, die sich zwar auch mit Standardsoftware umsetzen ließen, aber in der Individualsoftware einen nahtloseren Übergang zwischen Prozessen ermöglichen.
Wir wissen, wie hoch das Kriterium "Kosten" im Projekt oft gewichtet werden muss. Deshalb arbeiten wir zunächst diejenigen Anforderungen heraus, bei denen wir den größten Return on Investment sehen.
Anschließend geben wir ein Festpreisangebot für das Projekt ab, um Planungssicherheit zu gewährleisten. So kannst du vor der Beauftragung ganz sicher planen, ob die Kosten in einem guten Verhältnis zu dem erwarteten Nutzen stehen. Wir setzen also in der Regel nur Projekte um, deren Umsetzung als Individualsoftware sich auch wirklich lohnt.
Der Zeitrahmen ist bei einer Individualsoftware oft der größte Schwachpunkt. Deshalb haben wir unsere Projekte auf Umsetzungsgeschwindigkeit optimiert.
Bereits zum Zeitpunkt der Beauftragung bekommst du von uns einen Liefertermin genannt. Im Projekt überwachen wir den Fortschritt immer genauestens, um diesem Termin auch treu zu bleiben.
Unsere Individualsoftware ist auf Skalierung ausgelegt. Insbesondere wenn wir eine Softwarelösung mit Datenbank und Server entwickeln, setzen wir auf vollständig skalierende Infrastruktur. Dadurch müssen wir keine Veränderung an der Software mehr vornehmen, egal ob sie von 5 oder 50.000 Benutzern im Monat verwendet wird.
Flexibilität ist sowieso eine Stärke von Individualsoftware. Haben wir ein Projekt gemäß der Anforderungen umgesetzt, können wir jederzeit kurzfristige Änderungen an der Software vornehmen oder diese erweitern. Wir schätzen unsere Bestandskunden und arbeiten auch über Jahre mit ihnen weiter, um die Software an aktuelle Begebenheiten und neue Anforderungen anzupassen.
Die Entscheidung zwischen einer Individualsoftware und einer Standardsoftware hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Die Analyse der spezifischen Anforderungen, der Kosten, des Zeitrahmens, der Skalierbarkeit und der Flexibilität ist entscheidend, um die richtige Wahl zu treffen.
Für Unternehmen mit allgemeinen Anforderungen, begrenztem Budget und einem kurzen Zeitrahmen kann der Einsatz von Standardsoftware sinnvoll sein. Standardsoftware bietet eine kostengünstige Lösung, die bereits viele Funktionen und Merkmale enthält, die den Bedürfnissen der meisten Benutzer gerecht werden. Es bietet auch regelmäßige Updates und Verbesserungen, um den sich ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden. In Fällen, in denen eine Standardsoftware die Anforderungen des Unternehmens umfassend erfüllen kann, ist es oft die effizientere Wahl.
Für Unternehmen mit spezifischen oder komplexen Anforderungen, einem größeren Budget und einem längeren Zeitrahmen kann die Entwicklung einer Individualsoftware die beste Option sein. Individualsoftware ermöglicht es, maßgeschneiderte Lösungen zu schaffen, die exakt auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Es bietet volle Flexibilität und Kontrolle über die Funktionalitäten und Anpassungen der Software. Obwohl die Entwicklung einer Individualsoftware in der Regel teurer und zeitaufwändiger ist, kann sie langfristig einen Wettbewerbsvorteil bieten und spezifische Geschäftsanforderungen präzise erfüllen.
Letztendlich ist es wichtig, eine gründliche Analyse durchzuführen und die individuellen Umstände und Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen, um die richtige Entscheidung zwischen Individualsoftware und Standardsoftware zu treffen. Eine sorgfältige Abwägung der genannten Kriterien kann dazu beitragen, die optimale Lösung zu finden und den Erfolg des Softwareprojekts sicherzustellen.
Oft diskutieren wir in Erstgesprächen mit Interessenten die Entscheidung zwischen Standard- und Individualsoftware.
Deshalb haben wir dir hier die am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt und beantwortet.
In der Regel muss für eine Individualsoftware ein höherer Einmalbetrag investiert werden, die laufenden Kosten sind aber geringer. Doch auch bei Standardsoftware kann eine Anfangsinvestition für die Einrichtung anfallen. Deshalb kann sich eine Individualsoftware manchmal bereits nach weniger als einem Jahr amortisieren.
Eine Individualsoftware bietet als Vorteile, dass auch individuelle Kundenwünsche berücksichtigt werden können, eine höhere Flexibilität bei geänderten Anforderungen besteht und die laufenden Kosten geringer sind.
Eine Standardsoftware bietet als Vorteile, dass die Software bereits durch andere Unternehmen erprobt ist, laufend weiterentwickelt wird und ein geringe oder sogar gar keine Anfangsinvestition getätigt werden muss.
Eine Individualsoftware sollte dann eingesetzt werden, wenn keine Standardsoftware die Anforderungen umfassend abdecken kann oder eine hohe Flexibilität erfordert wird.
Individualsoftware lohnt sich insbesondere für große Unternehmen, doch auch für kleine und mittelständische Betriebe kann eine Individualsoftware manchmal die Anforderungen und Geschäftsprozesse besser abdecken.
Bevor du lange überlegst, ob jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Zusammenarbeit ist, melde dich doch einfach zum unverbindlichen Erstgespräch mit deinem persönlichen Ansprechpartner Jonatan.
Gemeinsam können wir dann herausfinden, ob wir zu deinem Projekt passen und ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist!
