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Sicherlich bist du mit deinem Team schon einmal auf die Idee gekommen, ob eine Mitarbeiter-App nicht eine sinnvolle Investition wäre.
Denn eine App-Lösung für deine Mitarbeiter kann viele Vorteile für dein Unternehmen haben und am Ende vielleicht sogar über wirtschaftlichen Erfolg und Misserfolg entscheiden oder dir dabei helfen, qualifizierte Fachkräfte von deinem Unternehmen zu überzeugen.
Deshalb haben wir in diesem Artikel die Vorteile einer Mitarbeiter-App und sinnvolle erste Funktionen gesammelt. Außerdem beleuchten wir die Vor- und Nachteile von einer webbasierten bzw. nativen Smartphone-App für deine Mitarbeiter und schauen, ob eine Standard-Lösung oder Individualsoftware mehr Sinn ergeben. Und schließlich gehen wir auch noch kurz auf die Kosten für deine Mitarbeiter-App ein.
Eine App für Mitarbeiter bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen von Bedeutung sein können. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Durch die App können Informationen und Updates schnell und einfach an alle Mitarbeiter weitergegeben werden. Dies fördert eine transparente Kommunikationskultur innerhalb des Unternehmens.
Eine Mitarbeiter-App verbessert die Effizienz und steigert die Produktivität, wenn sie Tools und Funktionen zur Verfügung stellt, die den Informationsfluss, die Zusammenarbeit und die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Sie ermöglicht schnellen Zugriff auf relevante Informationen und Ressourcen, optimiert Arbeitsabläufe und fördert die effektive Kommunikation im Unternehmen.
Durch die Nutzung einer Mitarbeiter-App wird das Engagement der Mitarbeiter gefördert, indem ihnen eine Plattform geboten wird, um sich aktiv einzubringen, ihre Meinungen und Ideen zu teilen und an interaktiven Diskussionen teilzunehmen. Das stärkt ihr Gefühl der Mitbestimmung und des Einflusses. Zudem kann die App die direkte Kommunikation und Interaktion mit Kollegen ermöglichen und somit soziale Verbindungen und ein Gefühl der Zugehörigkeit im Unternehmen fördern.
Setzt du auf eine App-Lösung für deine Mitarbeiter, kannst du die Personalverwaltung erheblich vereinfachen. Zum Beispiel indem sie den Mitarbeitern ermöglicht, ihre persönlichen Daten und Informationen selbstständig zu aktualisieren und administrative Aufgaben wie Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnungen bequem über die App abzuwickeln.
Der Einsatz einer Mitarbeiter-App ermöglicht eine transparente Kommunikation, den Austausch von Informationen und Ideen sowie die Förderung von Zusammenarbeit und sozialem Engagement, was zu einer offenen und positiven Unternehmenskultur führt. Darüber hinaus können Funktionen wie Anerkennungsprogramme, Teamaktivitäten und die Möglichkeit, Erfolge zu teilen, ein Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit schaffen, was die Unternehmenskultur stärkt.
Bei der Überlegung, welche Funktionen deine Mitarbeiter-App unbedingt benötigt, kannst du deiner Kreativität freien Lauf lassen. Denn die Möglichkeiten sind geradezu unbegrenzt.
Gerade für die erste Version deiner App musst du dich dann jedoch wieder beschränken auf einige wenige Funktionen, denn es ist am besten, wenn du mit der Mitarbeiter-App zügig startest, anstatt das Projekt über Jahre hinzuziehen.
Ebenso wichtig ist es, deine Mitarbeiter mit einzubeziehen. Denn das sind schließlich die Menschen, die die App jeden Tag verwenden werden. Zögere also nicht, mit deinen Führungskräften ins Gespräch zu gehen und ihre Wünsche und Gedanken zu berücksichtigen.
Hier ist eine Auswahl an Funktionen, die sich gerade für den Anfang oft bewährt haben.
Eine Dashboard-Startseite gibt deinem Mitarbeiter einen Einstiegspunkt in seine tägliche Arbeit.
Auf einem Dashboard können wichtige Informationen geteilt werden. Das können zum Beispiel Details zum kommenden Team-Event sein, aber auch die wichtigsten Kennzahlen der Abteilung im Überblick.
Auf dem Dashboard können für deine Mitarbeiter die wichtigsten Tools, Plattformen oder Ressourcen direkt verlinkt werden. Das kann z.B. ein Link auf eine geteilte Google-Drive-Ablage sein, oder ein Direktlink zur Schulungsplattform.
Dashboards können nicht nur allgemein, also für alle Mitarbeiter festgelegt werden, sondern auch rollenbasiert. So bekommen deine Vertriebsmitarbeiter ein anderes Dashboard zu sehen als deine Mitarbeiter im Backoffice.
Theoretisch bestehen mit Dashboards nahezu unendliche Möglichkeiten zur Individualisierung.
In den meisten Unternehmen fehlt den Mitarbeitern ein transparenter Überblick über die internen Strukturen und Hierarchien.
Abhilfe leisten kann da ein Organigramm, dass übersichtlich die Zuständigkeiten und Hierarchie-Ebenen darstellt.
Solch ein Organigramm macht sich aber nicht nur gut an der Wand im Büro, sondern auch in der einer Mitarbeiter-App. Nicht nur gewährst du so auch den Mitarbeitern Transparenz, die im Home Office oder Außendienst tätig sind.
Sondern du kannst auch für jeden Mitarbeiter ein Profil hinterlegen mit Foto und den Kontaktdaten.
Gerade neue Mitarbeiter können sich so viel schneller zurechtfinden und die ganzen neuen Gesichter einer Abteilung und Position zuordnen.
Besonders hilfreich kann eine Mitarbeiter-App sein, wenn es darum geht, Feedback von den Mitarbeitern einzuholen.
Über eine Mitarbeiter-App kannst du ganz einfach Mitarbeiterbefragungen starten und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter tracken.
Außerdem kannst du zum Beispiel ein Beschwerdeformular integrieren, über das – gegebenenfalls auch anonym – Beobachtungen und Beschwerden geschildert werden können.
In diesem Bereich der Mitarbeiter-App kannst du auch super einen Ansprechpartner bei Problemen benennen, zum Beispiel einen Office- oder Feelgood-Manager.
Ein digitales schwarzes Brett ist eine super Ergänzung für deine Mitarbeiter-App.
Dabei kannst du den Fokus sowohl auf berufliches als auch private Anliegen legen.
Eine mögliche Kategorie könnte ein Suche/Biete sein, über das Mitarbeiter sich schnell und unkompliziert gegenseitig aushelfen können.
Aber auch das Teilen von Meilensteinen und Erfolgen kann eine Gelegenheit sein, das Team enger zusammenzuschweißen!
Eine Mitarbeiter-App ist der optimale Ort, um Mitarbeitern die Pflege ihrer Personaldaten selbst zu überlassen.
Zieht ein Mitarbeiter zum Beispiel um oder heiratet, aktualisiert er seine Daten einfach selbstständig in seinem Profil.
Die HR-Abteilung kann dann benachrichtigt werden und die Änderung bestätigen und übernehmen, zum Beispiel für die kommende Abrechnung.
Urlaubsanträge können in einer Mitarbeiter-App einfach per Formular eingereicht werden.
So kann auch unkompliziert ein Freigabeprozess durch den Vorgesetzten oder die Personalabteilung realisiert werden.
Natürlich sind auch weitere digitale Anträge denkbar, zum Beispiel für den Einkauf.
Mitarbeiter können außerdem einen Überblick über ihre abgelehnten und angenommenen Anträge erhalten.
Abhängig von den gewünschten Funktionen der Mitarbeiter-App sollte ganz zu Beginn die richtige Plattform ausgewählt werden.
Auch wenn zu einem späteren Zeitpunkt natürlich auch eine weitere Plattform dazu genommen werden kann, ist das mit einem erheblich größeren Aufwand verbunden.
Deshalb sollten bei der Wahl der Plattform nicht nur die Funktionen berücksichtigt werden, die in der ersten Version umgesetzt werden sollen, sondern auch Ideen für spätere Erweiterungen.
Im Wesentlichen gibt es zwei Plattformen, die für eine Mitarbeiter-App relevant sind. Die Mitarbeiter-App kann entweder als Web-Anwendung umgesetzt werden, die wie eine Website in einem Browser ausgeführt wird. Oder sie kann als Mobile-App realisiert werden, die auf dem Smartphone des Mitarbeiters fest installiert wird.
Beide Plattformen haben Vor- und Nachteile, auf die wir jetzt genauer eingehen.
Eine Web-Anwendung hat den Vorteil, dass sie sowohl auf einem PC-Arbeitsplatz, als auch auf einem Mobilgerät, zum Beispiel Smartphone oder Tablet, verwendet werden kann.
Unsere Web-Anwendungen sind immer mobile-first programmiert, dass heißt wir rücken die Bedienung auf dem Smartphone in den Vordergrund. In dieser Hinsicht hat eine webbasierte Mitarbeiter-App also keinen Nachteil gegenüber einer Mobile-App.
Eine webbasierte Mitarbeiter-App ist außerdem etwas günstiger in der Entwicklung.
Von Nachteil ist, dass Funktionen wie Push-Benachrichtigungen sich nach wie vor nicht im gleichen Umfang umsetzen lassen wie bei einer Mobile-App. Auch andere Geräte-Funktionen sind im Browser oft nicht im gleichen Maße verfügbar.
Eine echte Mobile-App für deine Mitarbeiter besticht dadurch, dass sie – einmal auf dem Smartphone oder Tablet installiert – immer nur einen Klick entfernt ist.
Über Features wie Push-Benachrichtigungen ist eine Interaktivität und das Engagement deiner Mitarbeiter deutlich einfacher zu erreichen.
Die Installation der Mitarbeiter-App und auch von Updates auf allen Firmengeräten ist über ein sogenanntes Enterprise-Rollout außerdem sehr einfach möglich und lässt sich zentral kontrollieren.
Auf der anderen Seite steckt hier auch ein größerer Aufwand in der Vorbereitung, wenn das Enterprise-Rollout nicht bereits für andere Apps verwendet wird.
Neben den höheren Kosten für die App-Entwicklung darf man außerdem nicht außer Acht lassen, dass man die Benutzer in der Wahl der Endgeräte einschränkt. Für einen Außendienst-Mitarbeiter mag es besonders komfortabel sein, eine Mitarbeiter-App auf dem Smartphone zu haben. Für einen Sachbearbeiter im Innendienst, der eigentlich den ganzen Tag am PC arbeitet, stellt sie aber einen starken Medienbruch dar.
Zum jetzigen Zeitpunkt hast du dir vermutlich schon viele Gedanken darüber gemacht, welche Funktionen du gerne in deiner Mitarbeiter-App haben möchtest.
Da du jetzt eine ganz individuelle Vorstellung der App hast, ist es auch naheliegend, jetzt unbedingt eine individuelle Software entwickeln zu lassen. Das ist aber gar nicht immer sinnvoll und sollte gut abgewogen werden. Denn manchmal kann eine Standardsoftware deine Anforderungen ja auch vollständig oder mit wenigen Kompromissen abbilden.
Deshalb schauen wir uns jetzt einmal an, was du bei der Entscheidung zwischen einer Individualsoftware und einer Standardsoftware beachten musst.
Als Standardsoftware bezeichnet man bereits entwickelte Softwarelösungen, die von einer Vielzahl von Kunden verwendet werden und in der Regel nicht individuell angepasst werden müssen. Durch Konfiguration können jedoch spezifische Anforderungen der Kunden berücksichtigt werden. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, um den sich verändernden Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden.
Eine Standardsoftware hat drei wesentliche Vorteile:
Dafür hat sie aber auch einige entscheidende Nachteile:
Als Individualsoftware bezeichnet man maßgeschneiderte Softwarelösungen, die speziell nach den Anforderungen eines einzelnen Kunden entwickelt werden. Der Kunde ist in der Regel der einzige Benutzer der Software und kann sie nach seinen individuellen Bedürfnissen gestalten und anpassen. Die Weiterentwicklung der Software erfolgt nur auf Anfrage und in Absprache mit dem Kunden.
Eine Individualsoftware hat ebenfalls drei entscheidende Vorteile:
Doch auch Individualsoftware hat Nachteile:
Zu einer Entscheidung musst du am Ende selbst kommen.
Eine Standardsoftware kann durchaus sinnvoll sein, wenn eine Standardlösung tatsächlich alle Anforderungen gut abdecken kann und auch die richtigen Schnittstellen hat. Überlege dabei allerdings auch, wie du in Zukunft bei geänderten Anforderungen verfahren willst. Ein regelmäßiger Wechsel der Software ist nicht nur teuer, sondern auch unglaublich frustrierend für deine Anwender.
Wenn deine Bedenken gegen eine Individualsoftware lediglich bei der hohen Anfangsinvestition liegen, kannst du auch über Software-Leasing nachdenken. Dabei kannst du mit Hilfe einer Leasing-Bank eine ähnliche Kostenstruktur wie bei einer Standardsoftware erhalten.
Eine Standard-Software für deine Mitarbeiter bekommst du heute in der Regel mit einer monatlichen oder jährlichen Abo-Gebühr.
Dabei fangen die Kosten in der Regel im Bereich von wenigen hundert Euro pro Monat an, können aber gerade bei vielen Mitarbeitern oft auch in einen vierstelligen Betrag jeden Monat rutschen.
Der Vorteil einer individuellen App dagegen ist, dass die Kosten für den monatlichen Betrieb der App deutlich geringer ausfallen und in der Regel unter 100€ liegen.
Außerdem sind die Kosten nicht in gleichem Maße von der Anzahl der Mitarbeiter abhängig, sondern viel eher vom Funktionsumfang.
Dafür muss natürlich ein deutlich größerer Einmalbetrag investiert werden, der in der Regel im mittleren bis oberen 5-stelligen Bereich liegt.
Da dieser Betrag sehr stark mit den Anforderungen zusammenhängt, ist es schwierig, hierzu eine pauschale Aussage zu machen. In der Regel können wir nach einem kostenlosen Erstgespräch aber bereits eine ziemlich genaue Aussage dazu treffen.
Auch zu beachten ist, dass bei einer individuellen App natürlich auch jede Erweiterung des Funktionsumfangs mit Kosten verbunden ist. Ist die Mitarbeiter-App gut angelaufen, kommen dir sicherlich ganz schnell viele weitere Ideen für Funktionen. Wir beraten dich dann gerne dahingehend, in welche Funktionen sich eine Investition wirklich lohnt, und welche davon nur kostspielige Spielerei sind.
Wir haben uns die verschiedenen Vorteile einer Mitarbeiter-App, wie Transparenz, Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterengagement angeschaut. Außerdem haben wir uns einige sinnvolle erste Funktionen angeschaut, darunter Dashboard-Startseiten, Organigramme, Feedback- und Beschwerdemanagement, Schwarzes Brett und Self-Service für Personaldaten.
Außerdem weißt du nun hoffentlich, worauf es ankommt bei der Wahl zwischen einer webbasierten oder nativen Smartphone-App, sowie bei derEntscheidung zwischen Standard- und Individualsoftware. Außerdem hast du einen ersten Überblick über die Kosten einer Mitarbeiter-App.
Eine Mitarbeiter-App kann für dein Unternehmen viele Vorteile bieten und einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur, die Kommunikation und die Effizienz haben. Die Wahl der Funktionen und Plattform solltest du sorgfältig abwägen, wobei sowohl webbasierte als auch native Smartphone-Apps Vor- und Nachteile haben. Die Entscheidung zwischen Standard- und Individualsoftware hängt von den individuellen Anforderungen ab, wobei Standardsoftware kostengünstiger sein kann, aber möglicherweise Kompromisse bei der Anpassbarkeit erfordert. Die Kosten für die Entwicklung und den Betrieb einer Mitarbeiter-App variieren je nach Umfang und können sowohl für Standard- als auch für Individualsoftware anfallen. Insgesamt lohnt es sich, die Potenziale einer Mitarbeiter-App zu erkunden und die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen, um eine gut informierte Entscheidung zu treffen.
Gerne beraten wir dich dabei, wenn du Unsicherheiten hast oder sich weitere Fragen bei dir ergeben haben. Dazu kannst du einfach ein kostenloses und unverbindliches Gespräch mit uns vereinbaren. Wir freuen uns auf dich und deine Fragen!
Wir bekommen zu Mitarbeiter-Apps regelmäßig spannende Fragen gestellt.
Deshalb haben wir dir hier die am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt und beantwortet.
Eine Mitarbeiter-App kann deinen Mitarbeitern Klarheit schaffen, sie produktiver machen und den Zusammenhalt stärken. Damit bindest du qualifizierte Fachkräfte an dein Unternehmen und steigerst gleichzeitig deine Rentabilität.
Eine individuelle Software erlaubt dir, bei deiner Mitarbeiter-App wirklich auf die Bedürfnisse deines Teams und Unternehmens einzugehen.
Wenn du deine Mitarbeiter von Anfang an einbeziehst, entsteht eine Mitarbeiter-App, die jeder aus deinem Team lieben wird. Höre jedem zu, ganz besonders den größten Kritikern.
Pauschal kann man das schwer sagen, aber eine erste Version liegt in der Regel zwischen 15.000 und 80.000 Euro. Für eine genauere Vorstellung können wir aber gerne ein unverbindliches Erstgespräch vereinbaren und deine konkreten Anforderungen besprechen.
Bevor du lange überlegst, ob jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Zusammenarbeit ist, melde dich doch einfach zum unverbindlichen Erstgespräch mit deinem persönlichen Ansprechpartner Jonatan.
Gemeinsam können wir dann herausfinden, ob wir zu deinem Projekt passen und ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist!
